Задача клиента
Компания: бухгалтерский аутсорсинг с регулярными услугами по ведению учёта для клиентов.
Проблемы:
- При появлении нового клиента менеджеры забывали создавать сделки в CRM или делали это с ошибками.
- Не было единообразия в именовании сделок — поиск превращался в квест.
- Информация о тарифах и стоимости терялась между карточкой компании и сделкой.
- Ответственные не всегда заполняли обязательные поля, что мешало корректному ведению учёта.
Цель: автоматизировать создание сделок при появлении нового клиента, обеспечить проверку заполненности ключевых параметров и стандартизировать процесс.
Решение
Создали бизнес-процесс, который срабатывает при создании новой компании и автоматически запускает алгоритм формирования сделки с проверками и уведомлениями.
Как работает автоматизация
Воронка:
«Работа по бухгалтерскому аутсорсингу»
Стадия:
«Новая»
Поля, автоматически заполняемые в сделке:
- Тип тарифа — подставляется из карточки компании
- Ответственный — наследуется от компании или назначается по правилам
- Месяц создания — текущий месяц (для отслеживания периодичности)
- Стоимость — если выбран индивидуальный тариф, подставляется из карточки компании
Шаблон названия сделки:
text
[Название компании] / [Тип тарифа] / [Месяц]
Примеры:
- ООО «Рога и копыта» / Базовый / Январь 2025
- ИП Иванов / Индивидуальный / Январь 2025
- Если при создании компании не заполнены обязательные поля — ответственному приходит задача с конкретным списком того, что нужно дополнить.
- После заполнения недостающих данных процесс создания сделки запускается повторно автоматически.
Дополнительные возможности
Контроль качества данных
- Валидация корректности заполнения полей (например, стоимость должна быть числом).
- Проверка соответствия типа тарифа и указанной стоимости.
Отчётность и аналитика
- Автоматический подсчёт новых клиентов по месяцам.
- Распределение по типам тарифов.
- Контроль своевременности заполнения данных ответственными.
Интеграция с другими процессами
- После создания сделки могут запускаться дополнительные процессы: подготовка документов, назначение задач на настройку учёта, планирование первой консультации.
Результаты
Стандартизация процессов:
- 100% новых клиентов автоматически попадают в воронку продаж
- Единообразные названия сделок упрощают поиск и аналитику
Контроль качества:
Экономия времени:
Прозрачность учёта:
Технические особенности реализации
Бизнес-процесс запускается через:
- Триггер на создание компании
- Робот для проверки полей
- Условие для валидации данных
- Робот создания сделки с автозаполнением
- Уведомления через задачи ответственным
Настроенные поля:
- Кастомные поля в компании для тарификации
- Соответствующие поля в сделке для наследования данных
- Поля для отслеживания периодов обслуживания
|
Этот кейс показывает, как даже простая автоматизация может кардинально улучшить качество процессов и избавить сотрудников от рутинных операций, одновременно повысив контроль и стандартизацию работы.
|
Нам тоже нужно
|
