Задача клиента
Компания: поставщик нефти и нефтепродуктов с собственным производством.
Проблемы:
- Сложный документооборот: договора, приложения, заявки на отгрузку, ТТН, ЖД накладные — всё велось в разрозненных системах.
- Потеря времени на рутину: ручное составление документов, дублирование данных, поиск связанных документов.
- Риски для налогового учёта: документы могли затеряться, не всегда корректно оформлялись для предоставления в ФНС.
- Отсутствие прозрачности процесса от заявки до отгрузки.
Цель: создать единую систему автоматизации полного цикла продаж нефтепродуктов с автоматическим документооборотом, интеграцией с производством и готовностью к налоговым проверкам.
Решение
Построили в Битрикс24 комплексную систему из воронки продаж и четырёх взаимосвязанных смарт-процессов с автоматизацией документооборота на каждом этапе.
Архитектура системы
Основная воронка: «Заявки на поставку топлива»
Смарт-процессы (реестры документов):
- Реестр договоров
- Реестр приложений к договору
- Реестр ТТН
- Реестр ЖД накладных
Карточка компании: центральный хаб с отображением всех связанных документов по клиенту.
Как работает процесс
- Менеджер определяет объём, номенклатуру и способ транспортировки.
- Для новых клиентов автоматически создаётся задача на установку цен.
- Формируется шаблон приложения к договору.
- Юротделу назначается задача на подписание приложения.
- Бухгалтерии создаётся задача на выставление счёта.
- После оплаты счёта заявка движется дальше.
- Система генерирует индивидуальную форму (авто-заявка или ЖД-заявка).
- Клиенту отправляется ссылка на заполнение реквизитов отгрузки.
- После заполнения формируется заявка на производство.
- Менеджер проверяет корректность данных.
- Подтверждённая заявка автоматически отправляется на производство.
- Ответственный менеджер получает задачу на подтверждение отгрузки.
- Операционист заводит полученные ТТН и ЖД накладные в соответствующие смарт-процессы.
- Система автоматически связывает документы с клиентом и заявкой.
- Бухгалтерии создаётся задача на подготовку закрывающих документов.
- Выбирается способ отправки: почта или ЭДО.
- После отправки документов заявка движется на финальный этап.
- Менеджер определяет статус заявки: «Закрыть» или «Продолжить».
- Критерии закрытия: выбран весь объём, изменились цены, конец периода.
- При продолжении — возможность новых отгрузок по тому же приложению.
Ключевые фишки автоматизации
Автоматическое формирование документов:
- Шаблоны договоров и приложений генерируются из данных CRM.
- Заявки на производство создаются на основе форм клиентов.
Персонализированные веб-формы:
- Каждому клиенту отправляется уникальная ссылка.
- Формы адаптированы под тип транспортировки (авто/ЖД).
Автоматическое назначение задач:
- На каждом этапе создаются задачи ответственным сотрудникам.
- Уведомления и дедлайны настроены под бизнес-процесс.
Связывание документов:
- ТТН и накладные автоматически привязываются к клиенту и заявке.
- В карточке компании отображается полная история документооборота.
Гибкость выбора каналов:
- Документы отправляются по почте или через ЭДО.
- Система запоминает предпочтения клиента.
Compliance и отчётность
Готовность к налоговым проверкам:
- Все документы экспортируются в PDF одной кнопкой.
- Ведётся версионность: создан, изменён, удалён.
- Настроены права доступа по ролям сотрудников.
Аудит изменений:
- История всех операций с документами.
- Отслеживание кто, когда и что изменил.
Результаты
Скорость процессов:
- Время от заявки до отгрузки сократилось в 3 раза.
- Ручное заполнение документов практически исключено.
Прозрачность:
- Полная видимость статуса каждой заявки.
- История взаимодействий с клиентом в одном месте.
Снижение ошибок:
- Автоматическое заполнение исключает опечатки.
- Обязательные поля не дают пропустить важную информацию.
Готовность к проверкам:
- Документы для ФНС формируются мгновенно.
- Соблюдены все требования к документообороту нефтетрейдинга.
Масштабируемость:
- Система легко адаптируется под новые виды продукции.
- Добавление этапов и документов не требует кардинальной переработки.
Технические особенности
- 4 взаимосвязанных смарт-процесса с автоматической синхронизацией.
- Более 20 автоматических роботов на разных этапах.
- Интеграция с внешними системами производства через webhooks.
- Настроенные права доступа для 5+ ролей сотрудников.
- Автоматическая генерация PDF-отчётов для регулирующих органов.
