Оптимизировать работу любой компании и повысить эффективность ее сотрудников можно разными способами. Среди них управление коммуникациями и документооборотом с заказчиками и клиентами посредством CRM, планирование ресурсов посредством ERP, использование облачных хранилищ, систем управления задачами, проектами и многое другое. И именно корпорталы совмещают в себе все необходимые инструменты для успешного функционирования бизнеса любого масштаба. Этому способствуют и практически безграничные возможности доработки функционала.
Что такое корпоративный портал?
Централизованная платформа, которая объединяет различные информационные ресурсы компании и предоставляет сотрудникам доступ к необходимым данным и инструментам для выполнения рабочих задач. Он служит единым окном для взаимодействия с внутренними системами и сервисами организации.
Внутрикорпоративная платформа — это не просто сайт компании с расширенным доступом для сотрудников. Это продвинутая и функциональная система, которая не ограничивается представлением информации, а предлагает практические инструменты для работы, интеграцию с другими системами, повышает дисциплину сотрудников при росте их лояльности.
Организация работы сотрудников в едином информационном и программном поле
Одной из ключевых функций также является обеспечение совместной работы. Корпортал позволяет:
- создавать общие документы, таблицы и презентации;
- обсуждать проекты как с сотрудниками в офисе, так и удаленно;
- принимать коллективные решения в режиме реального времени и многое другое.
Для компаний, сотрудники которых работают удаленно, корпортал дает уникальные возможности воссоздания живой рабочей атмосферы за счет чатов, видеоконференций, совместной работы над документами и задачами.
Возможности интеграции с различными системами
Корпоративный портал служит платформой для интеграции многочисленных веб-сервисов. Это означает, что он может объединять в себе функции CRM (взаимоотношения с клиентами и работа с лидами), HRM (кадровый менеджмент), ERP (ресурсы компании) и других систем, обеспечивая тем самым централизованный доступ. Среди основных функций большинства корпорталов:
- Управление и работа с документами.
- Коллективная работа над проектами.
- Постановка задач, дедлайнов, ответственных сотрудников.
- Персонализация и настройка комфортного рабочего пространства для каждого пользователя.
- Интеграция с корпоративными сервисами и системами.
- Обеспечение безопасности информации и контроль доступа.
- Встроенная телефония, открытые линии коммуникации, чаты и видеозвонки.
- Проекты, задачи, бизнес-процессы.
- Корпоративная почта.
- Рабочие календари.
- Социальная сеть компании, в которой можно публиковать новости и другую важную информацию.
- Работа с файлами разного формата онлайн.
- Облачное хранилище.
- Интегрированная CRM.
Задачи корпоративного портала
Основная задача корпортала — это экономия ресурсов сотрудников и компании за счет перекладывания части рутинной работы на автоматизированные системы и централизации информации, которая остается в постоянном доступе. Внедрение корпортала дает бизнесу значимые преимущества:
- улучшение координации и коммуникации внутри компании;
- снижение затрат на управление;
- повышение уровня безопасности;
- укрепление корпоративной культуры, командного духа, сплоченности и лояльности сотрудников.
В рамках организации пользу от работы в корпортале получат сотрудники различных уровней и подразделений, среди них как менеджеры и руководители высшего звена, так и специалисты IT, службы безопасности, менеджеры по связям и коммуникациям, кадровая служба или HR.
Как измерить эффективность портала?
Для оценки эффективности системы можно использовать следующие метрики:
- количество активных пользователей;
- время, затрачиваемое сотрудниками на выполнение задач;
- уровень удовлетворённости пользователей;
- повышение производительности труда;
- снижение количества ошибок и дублирования работы.
Для этого ведется статистика и аналитика посещаемости, поведения пользователей, их вовлеченности и активности. Работа бизнес-процессов и сервисов оценивается по разным критериям, среди них: время загрузки страниц, доля проектов, реализованных в онлайн, количество форм, которые начали заполняться онлайн, а не на бумаге, времени решения задач лишь в рамках внутренней платформы.
Корпоративный портал — это ключевой элемент современной корпоративной инфраструктуры, который объединяет информационные ресурсы компании. Это стратегический инструмент, при грамотной работе с которым со временем вы сможете автоматизировать процессы, работать быстрее и продуктивнее, сотрудники будут совершать меньше ошибок, соответственно, станут более мотивированными на результат.
Внедрение, индивидуальная настройка, анализ эффективности и доработки позволяют значительно сократить расходы компании, сделать ее более успешной, современной и конкурентоспособной.
