Автоматизация бизнес-процессов в CRM

Разберем работу автоматизированной в CRM деловой операции и приведем пример. Допустим, через соцсети поступил входящий звонок или SMS-сообщение из мессенджера — заявка от клиента на покупку конкретного товара.

1. Первым делом CRM-система автоматически фиксирует его карточку в единой базе лидов, собирает сведения, после чего выполняет заполнение ими разных полей;

2. уведомляет клиента о наличии и цене, отправляет письмо на электронную почту;

3. подтверждает заказ через приложение, сразу меняет его статус;

4. фиксирует документы оплаты и выполнение продажи, занимается созданием договора, подписывает его у руководителя;

5. CRM ставит ответственным лицам соответствующие задачи на отгрузку, напоминает при задержке сроков;

6. автоматически отправляет уведомления в заданное время;

7. контролирует время и стадии решения задач;

8. вовремя создает и отправляет готовые файлы документов отчетности по сделке в нужные отделы.

После того как заказ успешно выполнен, система может запросить обратную связь от клиентов и получить реальные отзывы на взаимодействие через клиентский мессенджер. Получив сколько-то ответов от заказчиков, можно сделать публикацию лучшего в блог.
Автоматическая система может обработать большие базы данных, выполнять многократные простые операции, обрабатывать неограниченное количество однообразных запросов, отправлять массу уведомлений. При этом она ни разу не запутается, не допустит ошибки и ничего не забудет. Прогресс компании растет за счет минимизации человеческого фактора и повышения точности закрытия задач.

Высокая скорость и точность – это одни из главных преимуществ работы с автоматизированными инструментами в CRM. Так автоматизированные CRM-системы дают возможность обрабатывать и делать больше. Управление всеми этапами бизнес-процессов становится еще быстрее и прозрачнее. Другим аспектом создания шаблонов и помогающих алгоритмов в CRM будет потенциал сэкономить время и ресурсы компании. Благодаря им можно будет избежать рутинных и повторяющихся операций и событий при обработке сделок вручную, освободив людей для более нужных стратегических или творческих целей. Это помогает в увеличении производительности и сокращении издержек фирмы.

Автоматизированная деятельность способствует улучшению качества обслуживания клиентов и повышению уровня их удовлетворенности сделкой. Благодаря помощи на этапе создания лидов, быстрой и точной обработке заявок в CRM-системе, возможности автоматически принимать заказы и общаться с клиентами вы можете улучшить свою репутацию, укрепить позиции на рынке, оптимизировать управление и, конечно же, увеличить продажи и прибыль.

Чтобы создать, правильно настроить и автоматизировать операции в CRM, квалифицированный менеджер EnterSales полностью погружается в работу компании, изучает ее вид деятельности, структуру, иерархию отделов, зависимости, цель и миссию, стратегию маркетинга, типовые события и способы оплаты.
Всю работу по построению нового автоматизированного алгоритма можно разделить на несколько этапов:

1. Анализ текущих бизнес-процессов. Перед тем как начать работать над построением свежих алгоритмов, нужно произвести анализ списка уже имеющихся, выявить их слабые места. Аналитик определит области, требующие улучшения, и ключевые цели для нововведений, виртуально он становится на место ответственного менеджера.

2. Определение целей и требований. Необходимо определить ясные цели и требования для нововведений, которые должны соответствовать стратегическим целям компании, потребностям сотрудников и клиентов, заранее определять и находить точки роста.

3. Проектирование. На следующем этапе необходимо определить последовательность действий, роли и ответственности участников, потоки информации и ресурсов, условия сделок, ключевые моменты контроля и оценки результативности.

4. Автоматизация и оптимизация. Для эффективной работы может понадобиться специализированное программное обеспечение или другие технологии. Рекомендуется постоянно анализировать и модернизировать сделанные алгоритмы и шаблоны работы для максимизации их производительности.

5. Обучение и мониторинг. Необходимо обеспечить тренинг по использованию организованных рабочих порядков для менеджеров и других пользователей, установить систему мониторинга и оценки результатов для постоянного улучшения работы компании.

6. Гибкость и адаптивность. В условиях быстро меняющейся бизнес-среды важно, чтобы интегрированные процедуры были удобными, гибкими и адаптивными, позволяли быстро реагировать на изменения внешних условий и требований.

7. Участие заинтересованных сторон. Учитывайте мнение и потребности всех заинтересованных сторон: клиентов, партнеров, менеджеров, рядовых сотрудников и других участников для обеспечения успешной реализации поставленных целей.

Построение сложных алгоритмов в CRM организации требует продуманного подхода и методологии, чтобы обеспечить их эффективное функционирование, полезное для компании. Если эта тема вам близка, возможно, вы уже столкнулись с некоторыми аспектами, например:

1. Необходимость интеграции различных систем и программ. Клиент может столкнуться с проблемой несовместимости программного обеспечения, что затрудняет адаптацию CRM-системы. В таких случаях приходится привлекать программиста.

2. Недостаточная поддержка со стороны поставщиков ПО. Клиент может испытывать сложности с технической поддержкой при появлении новых систем, с обновлением и поддержкой устаревших программ.

3. Безопасность данных и конфиденциальность. Данные клиента в CRM и остальная информация должны быть защищены от утечек и хакерских атак.

4. Практика для сотрудников. Разработка технологий и систем требует много времени и тратит ресурсы на передачу опыта руководителям и ответственным менеджерам, что добавляет расходов и может быть сложно для фирмы.

5. Высокие затраты на внедрение и обслуживание. Реализация может увеличить статьи расходов на приобретение программных продуктов, адаптацию систем, поддержку менеджеров и других сотрудников, которые смогут настраивать и использовать CRM.