Исходная проблема
Компания: средний бизнес с регулярными командировками сотрудников.
Боли процесса:
- Нет контроля сроков: согласование могло затягиваться неделями, сотрудники не знали статус заявки.
- Хаотичные маршруты: непонятно, кто и в какой последовательности должен согласовывать.
- Потерянные отчёты: командировочные отчёты подавались с задержками или вообще терялись.
- Только единоличные решения: нельзя было подключить к согласованию группу экспертов или коллегиальный орган.
Цель: создать прозрачный, контролируемый процесс согласования командировок с автоматическими дедлайнами, эскалацией и групповым принятием решений.
Решение: смарт-процесс «Согласование командировок»
Построили в Битрикс24 комплексный бизнес-процесс, который автоматизирует весь цикл от подачи заявки до контроля отчётности.
Архитектура процесса
Этапы согласования
1. Подача заявки
- Сотрудник заполняет заявку через веб-форму или личный кабинет
- Автоматическая проверка заполненности обязательных полей
- Расчёт предварительного бюджета командировки
2. Согласование с непосредственным руководителем
- Автоматическое назначение задачи руководителю
- SLA: 2 рабочих дня на рассмотрение
- При просрочке — эскалация вышестоящему руководителю
3. HR-согласование
- Проверка соответствия политикам компании
- Контроль лимитов по сотруднику и подразделению
- Возможность запроса дополнительных документов
4. Финансовое согласование
- Подключается при сумме свыше установленного лимита
- Проверка бюджета подразделения
- Групповое согласование финансового комитета при крупных суммах
5. Финальное утверждение
- Генерация приказа о командировке
- Автоматическое бронирование (при интеграции с тревел-системами)
- Уведомления всем заинтересованным лицам
Ключевые возможности автоматизации
- Голосование группы согласующих
- Настраиваемые правила: единогласно, большинство, кворум
- Автоматический подсчёт голосов и принятие решения
- SLA на каждом этапе с таймерами
- Автоматические напоминания за 1 день до дедлайна
- Эскалация при просрочке: уведомление руководству + перенос задачи
- Автоматическое определение согласующих по оргструктуре
- Подключение экспертов по регионам/странам
- Замещение при отсутствии основного согласующего
Контроль отчётности
Автоматическое отслеживание
- После завершения командировки автоматически создаётся задача на подачу отчёта
- SLA: 5 рабочих дней с момента возвращения
- Напоминания за 2 дня и в день дедлайна
Проверка отчётов
- Автоматическая проверка полноты документов
- Сверка фактических затрат с утверждённым бюджетом
- Направление на доработку при несоответствиях
Закрытие командировки
- Финальное согласование отчёта бухгалтерией
- Автоматический расчёт доплат/удержаний
- Архивирование всех документов в едином досье
Дашборды и аналитика
- Статус текущих заявок
- История командировок
- Напоминания о просроченных отчётах
- Очередь заявок на согласование
- Статистика по подразделению
- Контроль бюджетов и лимитов
- Общая воронка всех командировок
- Аналитика по срокам согласований
- Отчёты по просрочкам и эскалациям
Результаты автоматизации
Скорость процессов:
- Среднее время согласования сократилось с 2 недель до 3-5 дней
- 90% заявок проходят согласование в установленные SLA
Прозрачность:
- Каждый участник видит статус заявки в режиме реального времени
- Полная история согласований и комментариев в одном месте
Контроль отчётности:
- Количество просроченных отчётов снизилось на 80%
- Автоматические напоминания исключили «потерянные» командировки
Качество решений:
- Групповые согласования обеспечили более взвешенные решения по крупным командировкам
- Снизилось количество необоснованных поездок благодаря многоуровневой проверке
Экономия ресурсов:
- HR тратит на 60% меньше времени на администрирование командировок
- Финотдел получил полный контроль над бюджетами без ручного мониторинга
Дополнительные фишки
Интеграции
- Подключение к тревел-системам для автобронирования
- Синхронизация с 1С для учёта расходов
- Интеграция с календарями для блокировки времени
Мобильность
- Согласование заявок через мобильное приложение
- Push-уведомления о задачах и дедлайнах
- Возможность подачи отчёта с фото документов
Шаблоны и автоматизация
- Типовые шаблоны заявок для разных видов командировок
- Автоматическое заполнение повторяющихся полей
- Предустановленные настройки согласования по категориям
|
Этот кейс показывает, как комплексная автоматизация может превратить болезненный административный процесс в эффективный инструмент управления, обеспечивая контроль, прозрачность и соблюдение корпоративных политик.
|
Хотим попробовать
|
